mitha rachmawati

I. Pengorganisasian Struktur Manajemen

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Definisi dan pengertian pengorganisasian menurut para ahli sebagai berikut :

1. Organisasi menurut Stoner : suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang dibawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi menurut James D. Mooney : bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

3. Organisasi menurut Chester I. Bernard : suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan dua orang atau lebih.

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Fungsi Pengorganisasian :

1. Mengatur orang-orang

2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan

3. Mengadakan pembagian kerja (uraian tugas)

4. Menempatkan orang-orang dalam Departemen

5. Menetapkan batasan-batasan wewenang

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbinganatau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksudyang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapanyang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

II. Actuating Manajemen

Actuating (menggerakkan) menurut Tery berarti merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dankemauan yang baik25. Tugas menggerakkan dilakukan oleh pemimpin.Oleh karena itu kepemimpinan kepala sekolah mempunyai perananpenting dalam menggerakkan personal sekolah melaksanakan programkerjanya. Menurut Keith Davis, actuating adalah kemampuan membujukorang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuhsemangat. Menggerakkan dalam organisasi sekolah adalah merangsangguru dan personal sekolah lainnya melaksanakan tugas dengan antusiasdan kemauan yang baik untuk mencapai tujuan dengan penuh semangat.Pemimpin yang efektif cenderung mempunyai hubungan denganbawahan yang sifatnya mendukung (suportif) dan meningkatkan rasapercaya diri menggunakan kelompok membuat keputusan. Keefektifankepemimpinan menunjukkan pencapaian tugas pada rata-rata kemajuan,keputusan kerja, moral kerja, dan kontribusi wujud kerja. Prinsip utama dalam penggerakan adalah bahwa perilaku dapatdiatur, dibentuk, atau diubah dengan sistem imbalan yang positif yang dikendalikan dengan cermat.
Dalam melaksanakan tugas penggerakankepala sekolah merencanakan cara untuk memungkinkan guru, tenagakependidikan dan personal sekolah lainnya secara teratur mempelajariseberapa baik ia telah memenuhi tujuan sekolah yang spesifik dapatmeningkatkan mutu sekolah.Penggerakan yang dilakukan kepala sekolah ini dengan pengakuandan pujian atas prestasi kerja personal tersebut, karena ancaman ataskesalahan yang dilakukan oleh para personalnya hanya akan berdampakburuk dan negatif terhadap manajemen sekolah. Sanksi hanya akandiberikan, jika betul-betul ada bukti dan tidak mungkin lagi untuk dibina,jauh efisien membentuk perilaku guru, tenaga kependidikan, dan personalsekolah lainnya dengan menghargai hasil yang positif dan memberimotivasi kearah yang positif pula.

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka memiliki keinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut. Jadi actuating merupakan suatu usaha menggerakkan seluruh orang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang baik dan benar. Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok, mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha untuk mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi. Untuk itu maka diperlukan tindakan penggerakkan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang paling pentinng untuk diperhatikan dalam penggerakkan ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1. Merasa yakin dan mampu mengerjakan

2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya

3. Tidak dibebani oleh problem pribadi/tugas lain yang lebih penting

4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

5. Hubungan antarteman dalam organisasi tersebut harmonis.

Prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:
1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

III. Mengendalikan Fungsi Manajemen

Ada berbagai macam definisi mengenai pengendalian manajemen. Berikut ini akan disajikan beberapa definisi tersebut :
* Menurut Arief Suadi, Ph.D : Pengendalian Manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.
Atau :
Proses untuk mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan agar secara efektif dan efisien mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu.1)
* Menurut Anthony, Dearden dan Bedford :
Pengendalian Manajemen adalah semua metode, prosedur dan strategi organisasi, termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijakan perusahaan

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa :

Pengendalian manajemen adalah semua usaha perusahaan yang mencakup metode, prosedur dan strategi perusahaan yang mengacu pada efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, agar dipatuhinya kebijakan manajemen serta secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

Langkah-langkah Dasar dalam Proses Pengendalian (kontrol)

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2. Mengukur prestasi kerja.

3. Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4. Mengambil tindakan korek

TIPE-TIPE PENGAWASAN

Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, pengawasan pendahuluan bahan-bahan, pengawasan pendahuluan modal dan pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)